環境の変化をいち早くキャッチして適切な対応を行うためには、様々な方面でアンテナを張っておく必要があります、予算統制は業績面での変化をいち早く察知する仕組みです。
会社によっては月次で把握していたのでは遅すぎるため、売上高等の主要項目について、日次や週次で管理しているケースもありますが、少なくとも年度予算を月次に展開し、月次決算が終了したら、予算と実績の差異を分析して取締役会に報告しなければなりません。月次での予算統制を実行しようと思えば、取締役会は毎月開催する必要があるでしょう。
予算実績差異分析の資料をみると、例えば売り上げが減少した理由として、「××店の売り上げが減少したから」といった差異内容の事実関係の把握しか行われていないもの多いのです。顧客数が減少したのか、客単価が減少したのか、そしてなぜそうなったのか、差異の原因を分析し、対応策まで検討しなければなりません。各部門の責任者に、いつまでに、どのレベルまで分析させるか明確にしておくことで、効果的な差異分析の実施が可能となります。
業績の変化をできるだけ早く把握するため、月次決算には迅速性が求められます。また、上場会社は四半期開示が要求されており、監査法人等のレビューを受けて、四半期決算日後45日以内に四半期報告書を財務局に提出しなくてはなりません。従って、遅くとも締め後翌月10日頃には作業を終了させ、予算実績差異分析を行って、毎月15日頃には取締役会に報告されることが求められます。
月次決算は基本的に年度決算と同じ会計処理基準で作成しましょう。大きな違いがあると、年度の決算整理で多額の修正が入り、期中での意思決定を誤ってしまう可能性があります。月次決算の積み上げが年度決算に近ければ、年度決算の早期化にもつながるメリットもあります。
しかし、月次決算には迅速性が求められるので、処理の正確性とのバランスをとって、年度決算と相違する項目を検討する必要があります。一般的には、以下のような相違が多くみられます。
(a) 減価償却費：年間償却額の月割額を計上
(b) 経過勘定項目：前期末の金額を計上したままとする
(c) 貸倒引当金：一般債権について直近月末残高に前期末に算定した貸倒実績率を乗じた額を計上
(d) 賞与引当金繰入額・退職給付費用：年間予定額の月割額を計上
(e) 法人税・住民税及び事業税：税引き前当期純利益に法定実効税率を乗じて税金費用の見込み額を計上
