個別の業務管理体制を整備する上で、特に重要な点は以下の3点です。
(a) 販売管理制度
(b) 購買管理制度
(c) 在庫管理制度
販売管理制度における主要業務は受注、役務提供・出荷、請求回収、与信管理に大きく分けることができます。ここでは「受注」と「役務提供・出荷」を説明することにしましょう。
1.受注
(a) 受注単価に対する承認
厳しい競争等を理由として、担当者の裁量で値引きや返品が安易に実施できる状況にあると、採算を確保できなくなります。そこで、一定以上の値引きや返品については上長の承認を取るようにしましょう。
(b) 受注内容、納期の製造部門、開発部門とのすり合わせ
パッケージ商品ではなく、相手先の求めに応じ製品の使用が決定する受託開発業等の場合、取引先の要望から困難なスケジュールが設定されたり、自社の技術力では十分に対応できない受注がなされる可能性があります。この場合、大幅な超過作業が発生したり、予定外の外注が発生したりして、採算を確保できなくなる恐れがあるため、販売を行う営業部門と製造や開発を行う製造部門が話し合いを行い、製品の受託に関して、納期を決定できる体制を構築しましょう。
2.役務提供、出荷
(a) 受注内容に基づく製造部門、外注先への正確な作業指示
受注後、サービスが相手先に提供されるためには、必要な社内外の関係者に作業指示が適切に実施されなければなりません。多数の業者が関わるとき、作業指示漏れや指示ミスが発生しやすく、納品ミスや納期遅れにつながり販売機会ロスを生じます。受注内容をすべての関係者に正確に認識させるため、業務管理システムやチェックリストを利用することが考えられます。
(b) 役務提供、出荷の事実に基づく売上の計上
売上の計上は業務に直結し、個人の給与・賞与等にも影響を与えることがあります。売上計上に関する客観的な証憑が残っていない場合、担当者により会社の業績が歪められる恐れがあり、客観的な証憑に基づいて売上を計上する体制の構築がなされなければなりません。
