規程等の内容、運用状況を確認し、問題点、改善事項を抽出し、規程等を改定、運用開始するには以下の点に注意しましょう。
1.会社実情への適合性
諸規程等は、業務を遂行するにあたっての会社のルールを定めたものですが、他の会社の規程をそのままコピーしたり、違う業種の規程ひな形であるにもかかわらず、あまり変更せずにそのまま使っていることがよくあります。
規程は、会社の業種、規模、組織構成等を考慮した上で、その会社に適合した形で作成され始めて有効に機能します。そのため、規程等の内容を見直す際には、それぞれの会社の実情に適合する体系・内容で作成されているか検討し、必要に応じ改善することが必要です。
2.明瞭性
規程は会社の基本方針を定めたものであって、改編には取締役会の決議が必要です。そのため、規程上には業務遂行上の基本的な考え方、方針を簡潔に明記するに止め、頻繁に変更が想定される詳細な事項は細則、マニュアル、通達等でカバーすることが運用上有効です。マニュアルは現場で実際に作業する者が閲覧し、現場での業務の運用を補助するために作成します。そのため第三者が読んで理解可能な明瞭性を共に、マニュアルを読んだだけでは業務の実施が可能な詳細性を兼ね備えていることが望まれます。
3.規程、マニュアル、社内管理資料の関する上場審査上の注意点
上場審査では、内部管理体制が適切に整備され、業務が組織的、効率的に秩序を保って運用されているかどうかについて、規程類の整備・運用状況を確認することにより審査が行われます。そのため、以下では、規程類の整備・運用に関して特に注意すべき点について説明します。
(a) 実際の業務への適用状況
上場審査においては、規程に定められた通りの業務の運用が実施されているかがチェックされます。例えば、職務権限規程に定められた権限者の承認がない場合や、権限者以外が承認を行っている場合には規程の実務への運用が疑問視されることになります。このように、社内管理資料のチェックによって、規定通りの承認が実施されたかが事後的に検証されることに十分留意し、社内管理資料の作成、整備を行うことが重要となります。
(b) ビジネスモデルへの配慮
ビジネスモデルの重要事項に十分配慮し、実効性のある規程等が整備されているかどうかが審査されます。例えば、外注先が多数存在し、業務における重要な役割を果たすような会社等では外注管理規程が、大口顧客に売り上げを計上するような会社では与信管理規程が、実効性のある形で整備され運用されていることが重点項目となると考えられます。
また、近年のコンプライアンスへの意識の高まりから、個人情報を扱う企業では個人情報保護規程が、また特定の法令の規制を受ける産業ではコンプライアンス管理規程が重点的に審査されます。
このように、自社のビジネスモデルに照らして重要となる規程に関しては、重点的に整備し運用を行う必要がありまする。
(c) 規程等の運用期間
上場審査においては、一般的には規程やマニュアル等は1年以上の運用実績が求められます。そのため、直前期に入るタイミングまでに組織や業務管理体制の整備を終了し、必要なルールを規程やマニュアルに落とし込み、運用をスタートさせることが望ましいでしょう。
