職務分掌・職務権限を適切に整備することは、内部牽制の観点のみならず。会社の経営戦略を迅速に実行する上でも重要なポイントとなります。以下の点に注意して整備していきましょう。
1.職務分掌・職務権限整備のための注意事項
(a) 会社の経営戦略の実行に際し、迅速な業務遂行が可能となるように職務分掌が決定されているか。
(b) 職務分掌は網羅的に定め、かつ、業務の重複が生じないように規定されているか。
(c) 職務権限が特定の者に集中し、内部牽制上、不平等の疑念が生じやすい基底となっていないか。
(d) 経営戦略や組織の改編に応じて、職務分掌・職務権限が敵意に見直されるように定められているか。
上場会社は有効な内部牽制の整備・運用が求められる一方、会社の成長のために迅速な業務遂行が必要となります。職務分掌・職務権限の決定に際しては、両者のバランスを図るため、社内で十分に議論しましょう。
2.兼務関係
上場準備会社では、必ずしも、社内の全ての部門にそれぞれ適した人材を配置できるとは限りません。この結果、特定の従業員が複数の部門を兼務したり、役員や管理職など、強い職務権限を有する者が複数の管理者を兼務するケースが生じます。
特に管理者の兼務関係はやむを得ないこともありませすが、内部牽制の観点からは、最低限、営業部長と経理部長の兼務等、いわゆる「横の兼務」は解消し、営業部長と営業課長の兼務のような「縦の兼務」のみにしておきましょう。例えば、営業部長が経理部長を兼務するケースでは、営業部長が費やした販売促進費や交際費について、形式上最終的な出金の承認は営業部長（＝経理部長）自身が行うことになり、無駄な費用の支出や不正の実行につながるケースも考えられます。
また、企業グループの内外を問わず、人事交流や教育のため出向者を積極的に受け入れるケースがありますが、会社にとって重要な業務や、内部牽制上、重要な役割を果たす業務については、業務の継続性、あるいは情報漏洩のリスクなどを考慮し、出向者ではなく社内の人材を起用しましょう。
