適切に権限設定を行う際に、誰がという視点から考えてみましょう。
1.誰が（Who）
(a) 権限設定検討の際の注意点
通常、単純な作業の確認のには、同一階層でのチェックであっても有効に機能します。しかし、判断の要素が入る業務については、業務に対する理解や経験が十分でない担当者に行わせるとミスが発生しやすくなります。そのため判断が必要なる業務については適切な上位階層者による承認やチェックが行われるように権限設定を行うことが重要となります。
また、単純作業のチェックの場合であっても馴れ合いが生じる可能性がある場合は、同一階層の担当者同士のチェックにとどめるのではなく、直属の上司がサンプルチェックや実施結果全体についてレビューを実施した方が良いことになります。
2.そのタイミングで（When）
管理業務について、業務の実施前もしくは実施後に、つまりいつ実施すべきかを検討しましょう。
(a) 管理業務実施のタイミング検討の際の注意点
通常、外部との取引で重要性が高い業務については、事前の統制が必要となります。つまり、受注価格を決定する場合は事前に社内での確認を取り、相手先に提示する必要があるわけです。
一方で、全ての業務管理を事前に行うとしますと、業務実施のスピード感が阻害されたり、業務が集中して適切なリソース配分が困難になること等が考えられるため、事後チェックでも差し支えないものは、事後に回してバランスを取ることが重要です。
3.何を使い（What）
統制の証跡を帳票として書類同様に残すか、システム化するかという選択の検討です。
(a) システム利用の検討の際の注意点
システムを利用すると、一定のルールに基づく画一的な処理を行うことができるというメリットもある反面、ケースに応じた個別的判断が困難であるというデメリットもあります。システムのメリット・デメリットを十分に理解し、人的作業と適切に組み合わせることにより効果的な業務管理体制の構築が可能になります。
(b) 証跡の明確化のメリット
統制行為を実施した証跡やエビデンスを残すこと自体も大切な統制行為の一つでです。
例えば、仕入先から送付されてくる請求書金額の妥当性のチェックを行う場合を考えましょう。担当者が請求書の金額と発注・納品情報との突合せを行う場合、チェックの証跡を残し、担当者印を押印して基礎資料と合わせて上長に回付し、証跡を明確に残した方がよいでしょう。担当者印を押印することで責任が明確になり、業務実施の確実性がより向上すると考えられますし、チェックした証跡が残されていますから、上長はサンプルベースで当該作業が実際に実施されているかをチェックすれば十分な場合もあるからです。
また、担当者がチェックリストを作成し、自己確認すれば、業務の漏れを防止することもできます。
