どのような業務分掌の見直しをするのかを次に考えてみましょう。
1.何を使い（What）
内部統制の証跡を帳票として書類同様に残すか、システム化するかを考えましょう。
(a) システム利用の検討の際の注意点
システムの利用による業務管理が行われています。システムを利用すると、一定のルールに基づく画一的な処理を盛れなく行うことが可能となるメリットがありますが、ケースに応じた個別的判断が困難であるというデメリットもあります。システムのメリット・デメリットを十分に理解し、人的作業と適切に組み合わせることで効果的な業務管理体制の構築を実現させていきましょう。
(b) 証跡の明確化のメリット
統制行為を実施した証跡やエビデンスを残すこと自体も大切な統制行為の一つです。例えば、担当者が請求書の金額と発注・納品情報との突合せを行う場合、チェックの証跡を残し、担当者印を押印して基礎資料と合わせて上長に回付し、証跡を明確に残しましょう。担当者印を押印することで責任が明確になり、業務実施の確実性がより向上します。
また、担当者がチェックリストを作成し、自己確認すれば、業務の漏れを防止することもできます。
2.どのように（How）
目的と適合した業務管理を実施するために担当者がどのような視点で管理を実施しているかを検討しましょう。
(a) 業務管理の視点
会社が認識したビジネスリスクに対し、実効性のある管理を実施するためにも、管理担当者がどのような観点で業務管理を実施するかは最も重要です。適切な部署で適切な証憑や資料を用いて統制を実施したとしても、管理担当者が実効性のある視点で業務をチェックしなかった場合には管理は形骸化してしまいます。
例えば、商品別の指標について前月と比較する場合、利益率のチェックが重要であるにもかかわらず、売上高が上昇していることに満足し、利益率の下落に気づかない場合もあります。どのような点に注意するかも大切です。
(b) 業務記述書・フローチャートの完成、運用・改善のポイント
以上の観点で業務の見直しを行った後、あるべき業務の流れを記した業務記述書やフローチャートを作成しましょう。その後、定められた通り、業務を運用することになりますが、理論的に適切と考えられた業務フローが実際の運用段階では有効に機能しない場合があります。このとき、有効に機能しない原因を分析し、業務に適合するよう改善しましょう。当初から理論的に理想な形で業務フローを導入することは困難です。そのため、いきなり全社で運用を開始するのではなく、一部の部門や支店等で一定の運用期間を得た後で、段階的に全社展開をする等の対応を行ったほうが良いと思われます。
