一般的なシステム導入の流れと各段階におけるポイントについて説明することにしましょう。
1.スケジュール、予算の決定、システム概略図の作成
システム導入に際しては、まずシステムの導入により達成されるべき情報システムの全体像を明示しましょう。そのうえで、いつまでにどの程度のコストでシステムの開発、整備を行うかを明確にする必要があります。
このとき、最も重要なことは、情報システムの利用範囲の決定することです。システム導入のメリットとコストを比較検討し、会計システム、基幹システム、業務システムをどの程度利用するかを考えましょう。
例えば、営業や製造等の作業について、効率化するための業務システムを利用するという選択肢もあるでしょうし。一方で、基幹システム、業務システムを利用しないで、Excel等のアプリケーションで主要業務の数値管理を実施するという選択肢もあり得ます。
2.システムを利用する際のポイント
(a) 会計システムの利用
会計システムを利用するメリットとしては、収益の正確性、必要な情報の適時把握、情報のスムーズな検索です。
会計業務では主に数値を集計する必要がありますが、会計システムを利用すれば集計の正確性が担保されます。また、入力が完了していれば、各種情報を集計出力できますし、情報の検索も容易です。
また、担当者が起票した会計処理について、上長の承認の証跡を残すことができる仕様となっていることが多く、内部牽制を効かせることもできます。
(b) 業務システムの利用
業務システムは、各担当者の業務をより効率的に実施するために利用されます。担当者の業務をより効率化することが目的ですので、各企業の業務実態に合わせた専用の設計であることが多いでしょう。カスタマイズには通常多額のコストがかかりますが、業務システムであってもクラウド型のシステムを利用してコストダウンを図る企業も増えています。
実務においては、営業管理における取引量が多い場合や、生産管理における外注業者への発注指示や納期管理を厳密に行う必要がある場合等、管理する情報量が多い場合に、これらシステムの導入が効果的でしょう。
(c) 基幹システムの利用
基幹システムは、会計システム、業務システムと連動し、企業の主要業務を正確に処理するために用いられます。一般的に、販売購買管理及び債権債務管理、在庫管理等を扱い、会計数値に反映することができる仕様となっていることが多くなっています。取引数量が一定数量を上回ってくると、手作業では情報を正確に把握し、取引承認など適切な管理を行うことが困難になるため、基幹システムの導入が効果的となります。
同一ベンダーであればシステム間の互換性が保たれているでしょうが、別々のベンダーのシステムを活用利用する場合には、データの互換性がないと思った方がいいでしょう。この場合、システム間の連携を確保するために変換ソフトを利用することになりますが、変換ソフトの利用によりエラーが発生することもあります。そのため、システム導入を決定する段階で、各業務の部分最適の視点からではなく、全体最適の視点から検討することが重要となります。
