内部統制のために、業務改善プロジェクトチームによる具体的な業務管理方法の見直しを行うことになります。その際には、現状分析に際して把握した5W1Hをより最適な方法に見直していくと良いでしょう。
1.何のために（Why）
「何のために」を突き詰めて検討することで、企業が直面しているビジネスリスクを明確にし、企業のビジネスリスクに対する重要度を考えた上で業務管理体制を構築することができます。
(a) ビジネスリスク明確化の際の注意点
対応すべきビジネスリスクにも色々とあり、コンプライアンス違反や不正と言った企業に損失を与えるものばかりでなく、利益最大化や業務効率化・最適化を阻害するリスクといった、改善すれば本業の利益になることもあります。業務改善プロジェクトを積極的に推進させるためには、本業の利益を向上される目的を設定し、担当者が主体的に改善するモチベーションを保てるようにできるかを考えてみましょう。メリットがあれば人は動きます。
(b) ビジネスリスクに対する企業のスタンス決定の際の注意点
ビジネスリスクを認識した際に、どの程度そのリスクをコントロールするかを決定することにより、実際にどのように5W1Hをデザインすべきかが異なってくるため、慎重に検討する必要があります。
例えば、貸倒リスクを完全にコントロールしゼロに近づけたいと考えれば、事前に全取引先に対し詳細な与信限度額の設定を行い運用することが必要になるだろうし、ある程度のリスクを受容するのであれば、事後的に一定期間入金のない相手先について取引を停止する方法を取ることも考えられます。この辺は、コスパを考えましょう。リスクをゼロにしようと思って、取引相手に負担をかけると、相手が取引してくれない場合もあります。
2.どの部署で（Where）
適切な職務分掌が行われているかを検討しましょう。
(a) 職務分掌検討の際の注意点
業務担当者とは別の部門の担当者がチェックすることにより、不正の大部分は回避されると考えられます。部門間の職務分掌は内部統制における最も有効な統制です。例えば営業部や購買部は外部顧客と接する機会が多いため、取引先との共謀による不正を実施する機会があると言えます。そのため、業務を営業部や工場の担当者だけで担当されるのではなく、取引の承認について営業事務等の補佐部門や管理部門を絡ませたり、入金や決済については財務部が関与する状況を作ることにより、適切な職務分掌が実施されることになるでしょう。
